II.

A KISTÉRSÉGI ÜGYVITELKORSZERŰSÍTÉSI-INFORMATIKAI STRATÉGIAI ELEMEK

1. rész

1. Stratégiai erőforrások, tervezési módszertan

Az e-önkormányzat megvalósításához szükséges erőforrások négy csoportba sorolhatók:

- igazgatásszervezés, teljesítmény- és minőségirányítási rendszer,
- infokommunikációs infrastruktúra,
- humán feltételek,
- pénzügyi eszközök.

A korszerű technológiát nem a meglevő rossz gyakorlatra kell ráhúzni, hanem az ügyviteli folyamatokat, a belső feladat- és hatáskör megosztást, a jogosultságokat (pl. kiadmányozás) a kor követelményeinek megfelelően átalakítani. Ez érinti a hagyományos vezetői ellenőrzési módszereket is, amely döntően a kiadmányozás kapcsán történő iratellenőrzést jelenti, de érinti a postabontást, szignálást is. A követelményeknek megfelelő szoftverekkel ezek automatizálhatók, az ügyvitel minden eleme bármikor egyszerűen ellenőrizhető, a "kényszerpályás" ügymenet, az elektronikus dokumentumkezelés ezt is biztosítja. Emellett új lehetőség a belső ellenőrzés vezetést segítő tevékenysége.
A közigazgatási teljesítményrendszert a köztisztviselői törvény 2002-es módosítása vezette be. A szisztéma lényege, hogy a képviselőtestület évente meghatározza a polgármesteri hivatal kiemelt teljesítménycéljait, ez alapján a polgármester a jegyző, míg a jegyző a hivatali köztisztviselők teljesítménykövetelményeit állapítja meg személyre szólóan, írásban, majd ezeket ugyanígy évente értékelik. A teljesítménycélok és követelmények csak a munkaköri kötelességek körébe tartozók lehetnek. Ma már sok hivatal rendelkezik ISO 9001:2000 szabvány szerinti minőségirányítási rendszerrel. Ez alkalmas a munkaköri kötelességek körén túli minőségi célok kitűzésére és elérésére, a szervezet hatékony szabályozására, célirányos tevékenységének folyamatos biztosítására, dinamikus önfejlesztő eszközként. Belső és külső módon segíti a rendszeres ellenőrzést, a szükséges korrekciót, dokumentálttá teszi a szakmai szokásokat is, tehermentesítve és segítve a vezetést. E két, kötelező, illetve önként vállalt feladatot egységes, összehangolt, egymásra épülő, egymást erősítő rendszerben célszerű teljesíteni, amelyre már van működő példa az önkormányzati gyakorlatban is (például Hajdúszoboszlón).

Az IKT-infrastruktúra településmérettől függően eltérő, de kistérségi szinten összehangolt kell legyen. Az együttest kommunikációs eszközök (pl. telefon, SMS, média), iratelőállító és -többszöröző gépek (nyomtatók, másolók, illetve multifunkciós berendezések), hardverkonfigurációk, szoftverek, a számítógépeket összekapcsoló helyi és távoli hálózatok (INTRANET, INTERNET, illetve egyéb összeköttetések, pl. bérelt vonali, vagy virtuális magánhálózat - VPN-), biztonsági megoldások (pl. vírus- és behatolásvédelem, tűzvédelem) alkotják. Az integrált hálózat korszerű, megfelelő sebességű (szélessávú), szabványos elemekből felépülő, nagy megbízhatóságú és menedzselhető kell legyen. Az INTERNET egyrészt befelé (a szervnek) biztosítja a szükséges információt (pl. pályázatokról), a távoli tartalmakhoz, szolgáltatásokhoz könnyű hozzáférést, emellett a kifelé irányuló kommunikáció legcélszerűbb, takarékos alapja (mennyivel olcsóbb, gyorsabb az elektronikus, mint a postai levelezés?). Az INTRANET az integrált hálózat lokális (szerven belüli) szegmense, a belső felhasználóknak nyújt hasznos adatokat (pl. vezetői információk). Az EXTRANET pedig a településen/kistérségen belüli önkormányzatokat, közigazgatási és más szerveket kapcsolja össze. Természetesen egy ilyen infrastruktúra megtervezéséhez, felépítéséhez, üzemeltetéséhez megfelelő felkészültséggel, készségekkel rendelkező emberekre is szükség van, ezért a stratégiának tartalmazni kell a humánerőforrás-fejlesztési részt is. A képzésnek, felkészítésnek az önkormányzati döntéshozók, ügyintézők körén túl az igénybevevőkre is ki kell terjednie (partnerek, lakosság, gazdálkodó és civil szervek), hogy képesek legyenek az elektronikus szolgáltatások használatára. Pénz pedig ehhez is szükséges, a forrásbiztosításban segíthetnek a pályázati támogatások.

A stratégiai tervezés célja annak biztosítása, hogy a fejlesztés a valós szükségletekre, lehetőségekre irányuljon. Ily módon igazolhatja az IKT nem cél, hanem alkalmas, nélkülözhetetlen eszköz szerepét. A stratégiai folyamat a tervezésből, a stratégia implementációjából, időközönkénti felülvizsgálatából és aktualizálásából, valamint az önkormányzati költségvetési gazdálkodási rend miatt éves konkrét, finanszírozható programok készítéséből áll. A tervezés főbb részei: felmérés, helyzetelemzés, jövőkép-tervezés, konkrét feladattervezés (rövid távú akcióterv). Az implementáció utóbbiak projektekkel történő megvalósítását, a stratégia "kézzelfoghatóra váltását" jelenti. A stratégiai tervezés nem bízható kizárólag informatikusra, mert többirányú (nélkülözhetetlenként: igazgatási) felkészültség és tapasztalat szükséges hozzá. Célszerű egy projekt munkacsoportot felállítani, állandó és egy-egy feladatrészhez rendelt, a hivatali működés valamennyi fontos területéről érkező tagokból. A kistérségi stratégiának van egy "települési minimum része", vagyis azon elemek, amit a település helyett senki nem teljesíthet (például legyen mindenhol megfelelő számítógép, INTERNET-hozzáférés, informatikai felhasználói alapismeret).
Az EÖR jövőkép megoldás-modellje kétirányú modulcsoportot ölel fel:

- ügyfélkapcsolati - front office - csoport (e-ügyfélkezelés, ügyintézés, településmarketing, közérdekű, közhasznú információk);
- belső működési - back office - csoport (közigazgatási és adminisztratív alkalmazások, irodaautomatizálás, kommunikáció, vezetői információk és döntéstámogatás, tudásmenedzsment).

Az informatikai tevékenységi folyamat eljárásai:

1.) Tervezés: a négyéves önkormányzati ciklusra szóló, gazdasági programhoz kapcsolódó stratégiai, illetve a költségvetéshez kapcsolódó éves.
2.) Beszerzés: az informatikai fejlesztési tervek alapján, illetve halaszthatatlan esetben esetileg.
3.) Üzemeltetés: a hardver- és hálózati eszközöket üzembe helyezzük, míg a szoftvereket alkalmazásba vesszük. Az installálás biztosítja a felhasználói feladatellátásra alkalmas hardver- és szoftverállapotot.
4.) Fejlesztés: az informatikai rendszerelemek korszerűsítése, bővítése.
5.) Képzés: az ember, az informatikai eljárás valamennyi résztvevőjének (döntéshozó, informatikus, igazgatási alkalmazó, valamint a potenciális felhasználók - ügyfelek) felkészítését szolgálja, az informatikai folyamatban közreműködés mértékének megfelelő szinten. Lehet iskolarendszerű, illetve tanfolyam jellegű, ismeretbővítő avagy felújító.

Dr. Vincze Ferenc
Hargitai, Katalin