III.

TEENDŐK

A világ és benne Magyarország egyre jobban halad az információs társadalom követelményeinek teljesítésében. Hosszabb távra kiható települési/kistérségi helyi döntés következményeként egy helyben topogás, lemaradás, avagy folyamatos fejlesztés eredményeként fejlődés - ez a tét az egyes települések önkormányzatainál. A lemaradást mindig nehezebb pótolni. Napjainkban egyértelműen igazoltan, ugyanis legdrágább a nem hatékonyan végzett emberi munka a közigazgatásban, amelynek fedezetét egyre nehezebb előteremteni. A pénzt az informatikai fejlesztéshez is a képviselőtestületnek kell biztosítani, szerencsés esetben csak pályázati önrész mértékben. Az informatikai ciklusstratégia és az éves fejlesztési tervek tervezetének elkészítése a polgármesteri hivatal vezetőjének, a jegyzőnek a feladata, segítheti ebben az "ajánlás". A tervezetet célszerű az önkormányzati választásokra elkészíteni és az ajánlással együtt a polgármester, illetve képviselő jelölteknek átadni, hogy programjuk részeként szerepeltethessék.

A jegyzők tevékenységében e területen is szerepet kell játszania a tervezési, szervezési, irányítási és vezetési funkciónak, természetesen a hivatalra vonatkozó polgármesteri irányítási jogosítványok érvényesülésével. A tervezés a polgármesteri hivatal jövőbeli működésére vonatkozó célok meghatározása, egyben döntés az azok eléréséhez szükséges tevékenységekkel és erőforrásokkal kapcsolatban arról, hogy kinek, mit, milyen sorrendben, mikorra kell megtenni. A szervezés az elvégzendő feladatok és az azokat teljesítő dolgozók elrendezése, csoportosítása és összekapcsolása, annak érdekében, hogy az érintettek a legeredményesebben tudják elvégezni a munkát. A vezetés a szervezetbe tartozó emberek viselkedésének tudatos befolyásolása, hogy a meghatározott célok eléréséért tevékenykedjenek. Az irányítás az irányított személyek és szervezet tevékenységének ellenőrzése, a munkának az előzetesen kitűzött cél felé vezető úton tartása és az esetleg szükséges korrekciók végrehajtása.

Részei:
- a követelmények megfogalmazása, amelyekhez képest a teljesítményeket mérni fogják,
- a mérés, vagyis annak megállapítása, hogy a teljesítmény mennyire közelíti meg a célokat,
- az értékelés, a célállapot és a tényállapot közötti eltérés okainak meghatározása és a szükséges, illetve lehetséges korrekciókról döntés,
- a korrekció, a célállapottól való kedvező irányú eltérések kihasználása, illetve a kedvezőtlen irányú eltérések kedvező irányú módosítása.

Az "ajánlás" az igazgatási, az informatikai és a módszertani szakmai alapot biztosítja a stratégia tervezetének jegyzők általi elkészítéséhez. A benne foglaltakat is figyelembe véve elsőként szükséges azonban a jegyző és a polgármester előzetes mérlegelése: milyen helyzetben van az adott hivatal, milyen erőforrásokkal rendelkezik, mely területekre (hardver, szoftver, hálózat, INTERNET, biztonság, személyi feltételek, képzés) szükséges a teendőket koncentrálni, milyen sorrendben és ütemben. Mivel egy-egy igazgatási tevékenységet támogató szoftvert a nagyobb hivatalokban több köztisztviselő használ, illetve több szoftver működik, több informatikus dolgozik, közülük egy-egy jelentősebb alkalmazásra, fejlesztésre igazgatási, illetve informatikai rendszerfelelős bízható meg. Célszerű őket is bevonni a stratégiakészítésbe és a végrehajtási folyamatba. A munkacsoport által elkészített stratégia-tervezetet a jegyzőnek egyeztetni szükséges a polgármesterrel. Egyetértése után célszerű előzetesen véleményeztetni, a települési, kistérségi érdekképviseleti- és civil szervezetekkel, az informatikai üzleti partnercégekkel. A javaslataik, véleményük alapján változtatott, kiegészített stratégia-tervezetet a helyi működési rend szerint illetékes bizottságok is tárgyalják meg előzetesen (pl. ügyrendi, igazgatási, jogi, pénzügyi). Ezt követően terjeszthető elő a képviselőtestületnek, célszerűen a gazdasági ciklusprogrammal együtt. A stratégia elfogadása után az akcióterv tárgyévi részét a helyi működési rend szerinti bizottságok véleményezése után az önkormányzati költségvetésekkel együtt lehet képviselőtestület elé terjeszteni.

Informatikai munkacsoportunk nemcsak a szakértők által is megvitatott "ajánlás" közreadásával kíván segítségére lenni a jegyző kollégáknak. Egyes elemeinek kibontására, a céloknak megfelelő megoldások, termékek bemutatására országos konferenciákat szervez szakmai lapunkkal. A "jegyzo.hu" honlapunkon és szakmai lapunkban folyamatosan publikálunk a stratégiakészítésről, az általunk megismert és alkalmasnak bizonyult termékekről, mintaértékű megoldásokról. A példát, mintát, húzóerőt jelentő települések is teret kapnak, emellett szervezzük a "referenciahelyek" létesítését az ország különböző pontjain, segítjük működésüket, bemutatók szervezését általuk környezetüknek. Könnyebb a jó megoldások elterjesztése, ha működés közben is megtekinthetők a fejlesztések.

Mindezek érdekében várjuk a példaértékű stratégiát készítő, illetve az abban megjelölt célokat teljesítő alkalmazásokat fejlesztő, forgalmazó polgármesteri hivatalok, cégek jelentkezését. Tagjaink, szakértőink közreműködését felajánljuk és szervezzük, készek vagyunk erre és a forgalmazási feltételekre vonatkozó megállapodásokat kötni. Az informatikai rendszerelemek tekintetében a tulajdonszerzés helyett a kedvezőbb árat és fizetési feltételeket eredményező, nagyobb garanciát nyújtó bérletet, ASP-megoldást preferáljuk. Az egyes városok polgármesteri hivatalaiban létrejövő nagy informatikai és szellemi kapacitás  "(kis)térségi igazgatási szolgáltató társulás"-ként kiszolgálhat más településeket is. Segítségével elérhető, hogy a községek lakói a városiakhoz hasonló szolgáltatásokhoz könnyen hozzájuthassanak. Hatékonyabban megoldható az eszközpark beszerzése, működtetése, megfelelő, speciálisan képzett személyzet alkalmazása. (pl. számítógépes szerver, digitális irodai rendszer, nagyteljesítményű másoló, illetve informatikusok, adatgazda, adatvédelmi felelős, pályázati referens, ügyfélszolgálati referens).
Partnerekként számítunk a cégek mellett az önkormányzati szövetségekre, a Közigazgatási Informatikusok Egyesületére, az önkormányzati informatikai szövetségekre (pl. Intelligens Települések Országos Szövetsége), a teleházak szövetségére.
Felajánljuk lehetőségeinket és közreműködésünket a Kormánynak, a minisztériumoknak, főhatóságoknak a közigazgatás korszerűsítésére vonatkozó célok, programok teljesítésében, köszönettel fogadjuk és hasznosítjuk támogatásukat.
(Megjegyzés: A témáról részletesebb információ szerezhető a www.hajduszoboszlo.hu, illetve www.jegyzo.hu INTERNET-portálról, ahol két ezzel kapcsolatos, nemrég megjelent szakkönyvem is megtalálható.)

           Dr.Vincze Ferenc
      JOSZ Infomatikai Munkacsoport Vezető
       Hajdúszoboszló jegyzője

Elfogadta a Jegyzők Országos Szövetsége 2005. szeptember 14-én Siófokon tartott küldöttgyűlése.

Dr. Vincze Ferenc
Hargitai, Katalin