AJÁNLÁS A JEGYZŐKNEK AZ ÖNKORMÁNYZATOK
(POLGÁRMESTERI HIVATALOK) KÖZÉPTÁVÚ
ÜGYVITELFEJLESZTÉSI-INFORMATIKAI STRATÉGIÁJÁNAK
ELKÉSZÍTÉSÉHEZ (2006-2010. évekre)

   Mottó: "Minden dolog nehéz volt, mielőtt
                 egyszerű lett.  (Thomas Fuller)

BEVEZETŐ

A képviselőtestületek széles körű önállósággal bírnak az önkormányzati feladatellátás mikéntjének, a polgármesteri hivatalok felépítésének, személyi, dologi és technikai munkafeltételeinek meghatározásában.
A polgármesteri hivatalok szempontjából általánosítva az alábbi önkormányzati folyamatok (feladatcsoportok) jelölhetők meg ellántandóként:

Állami jogszabályok által kötelezően előírt teendők:

1. Igazgatási-hatósági ügyvitel
2. Önkormányzati-testületi szervek kiszolgálása
3. Pénzügyek, gazdálkodás, beruházás
4. Közszolgáltatások szervezése, nyújtása, felügyeletükben közreműködés
5. Belső szervi működés (pl. humánpolitika, logisztika)

Önként vállaltak (helyi képviselőtestületi döntéssel - a hivatal szemszögéből ezek is kötelezően végzendőnek minősülnek):

1. Pályázatkezelés
2. Közbeszerzés (járulékos)
3. Kistérségi társulási, avagy munkaszervezeti teendők
4. Marketing, nemzetközi kapcsolatok, idegenforgalom szervezése
5. Ügyvitel-fejlesztés

Az Európai Unió-s tagság következtében is további új, vagy új minőségű, egyenként is jelentős többletfeladat - csoport került a jegyzők (hivatalok) felelősségi - feladat-ellátási körébe. Így:

1. Európai uniós jogharmonizáció, jogalkalmazás
2. Európai uniós pályázatkezelés
3. Európai uniós közbeszerzés
4. "Magyar" közigazgatási reformintézkedések követelményei (teljesítmény- és minőségügyi rendszer, kistérségi együttműködés, új közigazgatási eljárási, valamint más törvények)
5. Belső ellenőrzés

Az abszolút út, illetve újszerű feladatok a hivatalt vezető jegyző szerepét is óhatatlanul "újraírják", amelynek bármelyikőnk csak a polgármester és az önkormányzati testületi szervek támogatásával tud megfelelni. A felelősség tehát közös, a szerepek és a lehetőségek azonban eltérőek a hivatalfejlesztésben. Növeli a lépéskényszert, hogy stratégiai elvárássá váltak az önkormányzatokkal - polgármesteri hivatalokkal szemben az alábbiak:

Váljanak

- megbízhatóvá és kiszámíthatóvá,
- hatékonnyá és eredményessé,
- nyílttá, átláthatóvá, ellenőrizhetővé, a nyilvánosság által is,
- teljesítményorientált minőségi szolgáltatást nyújtóvá,
- korszerűen ügyfélbaráttá.

A hagyományos igazgatási ügyvitel is új elemekkel gazdagodott.
Részei:

- ügykezelés (iratelőállítás, iratkezelés),
- ügyintézés,
- adatkezelés (nyilvántartások vezetése)
- információszolgáltatás (jelentések, tájékoztatás, felvilágosítás)

A demokratikus hatalomgyakorlás, az önkormányzati rendszer, valamint az INTERNET indukálja a helyi-kistérségi nyilvánosság egyre erőteljesebben megnyilvánuló igényét a többletinformációra. Azt is takarja, hogy egyre kevésbé hajlandóak többlet időt és -költséget pazarolni olyan ügyintézésre, vagy információszerzésre a hivatalból, amely távolról is egyszerűen megoldhatóvá, elérhetővé tehető. (A tájékoztatás jellemzően jogkövetkezmények nélküli információnyújtás, míg a felvilágosítás konkrét, egyedi ügyben adott, jellemzően jogkövetkezményekkel járó új ismeret.)
Az önkormányzati - hivatali - kistérségi ügyvitel fejlesztése kikerülhetetlen korparancs, összefüggésben a belső szervi (hivatali) működés milyenségével, a hivatal szolgáltatásait élvezők (polgármester, testületek, gazdálkodó, szakmai érdekképviseleti és civil szervezetek, lakosság, ügyfelek) igényével. Eszközei az igazgatásszervezés, a törvény által kötelezően előírt köztisztviselői teljesítmény-, valamint az önként választható (ám a célok eléréséhez nélkülözhetetlen) minőségirányítási rendszer, mint alapok, valamint az infokommunikációs technológiák célirányos, hatékony alkalmazása. Napjainkban a legdrágább a nem hatékonyan végzett emberi munka, a munkaerő ára vált a legnagyobb költséggé. A képzett, tapasztalt, rátermett, helyismeretet szerzett személyzet mégis nélkülözhetetlen, különösen mostanában, amikor egyre inkább speciális szakismeretek szükségesek a hivatalokban is. A hivatali munkavégzés nem más, mint döntés-előkészítés, döntés, végrehajtás és ellenőrzés. Az ügyvitel, a munkavégzés minden elemét lehet ma már informatikával támogatni, de hatékonyan csak megfelelő szervezéssel és tervezéssel (stratégiaalkotással). Könnyen belátható, hogy nem lehetséges azonnali, vagy rövid határidőbeni ügyintézés a kiadmányozási jog jegyző általi delegálása nélkül, de akkor sem, ha egy szervezeti egység döntéseit, határozatait adminisztrátor írja. (Utóbbi formanyomtatványok alkalmazásával a kiadmányozási joggal felruházott ügyintéző által is könnyen elvégezhető.) Az ügyviteli folyamatot tehát előzetes igazgatásszervezéssel egyszerűsíteni szükséges, lehetőleg egyszereplőssé téve (ügyintéző), az ellenőrzést is elektronikusan automatizálni és a vezetőn kívül az ügyfélnek is biztosítani. Szükséges egy olyan attitűd is a hivatalban, mely szerint semmi nem megy még a legjobban, minden tevékenység javítható, amelyhez célszerű felhasználni a mások által kitalált megoldásokat, megismerni a legjobb gyakorlatokat (best practices).

Az önkormányzati feladatellátás fő felelőseként elsősorban a jegyzőnek elemi érdeke a kor követelményeinek megfelelő hivatal működése. Az informatika napjaink egyre inkább információn alapuló társadalmában nélkülözhetetlen eszköz a hatékony, minőségi közigazgatás elérésében. Megoldásait évek óta sikeresen alkalmazzuk a napi munkában, illetve rendkívüli feladatok teljesítésében (pl. választások).
A fejlődéshez e területen is előrelátás, célkitűzés, tervezés és megvalósítás, vagyis stratégiaalkotás szükséges. Az informatikai stratégia nem más, mint az önkormányzati feladatok hatékony elvégzéséhez nyújtható számítógépes támogatás tervezése, az erőforrások megteremtése és elosztása, majd működtetése, tehát a fejlődés irányainak kijelölése, a lehetőségek kihasználása. A polgármesteri hivatal vezetőjeként a jegyző az informatikai stratégia készítését és megvalósítását nem bízhatja kizárólag informatikusra. Más erőforrások megteremtéséhez, elosztásához hasonlóan mindez az ő vezetői teendője. Az önkormányzati érából eltelt közel tizenöt év tanulsága: nekünk, helyettünk és nélkülünk senki sem készít alkalmas stratégiát. Érdemi szerepvállalásunk még akkor is szükséges, ha a stratégiakészítéssel külső céget bíz meg önkormányzatunk.
A jegyzői feladatok ellátása egyre nagyobb univerzalitást igényel. Ez azonban általában mégsem akkora, hogy egyenként sikeresen birkózzunk meg az informatika rejtelmeiben eligazodással is. Az önkormányzatok minden egyediségük mellett sem különböznek annyira, hogy ne határozhatnánk meg általánosan alkalmazható informatikai irányokat, ne készülhetnének mindegyikünk által alkalmazható megoldások. Az erre vonatkozó ajánlás kimunkálására és a megvalósítás elősegítésére jött létre évekkel ezelőtt és működik a Jegyzők Országos Szövetsége Informatikai Munkacsoportja. Széleskörű szakértő hálózatunkkal megvitatott ajánlásunkat az alábbiak szerint kínáljuk a jegyző kollégáknak, polgármestereknek és önkormányzati képviselőknek, köztisztviselőknek, a közszolgálati szféra valamennyi dolgozójának megfontolásra és reményünk szerint megvalósításra. Tesszük ezt azzal a megjegyzéssel, hogy az informatikai stratégia készítését jogszabály direkten nem írja elő. A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény  91.§. (1) bekezdése szerint viszont az önkormányzat meghatározza gazdasági programját és költségvetését. Az infokommunikációs technológiát (IKT) a települési infrastruktúra részének, közműnek indokolt tekinteni, amely nélkül a nagyobb településeken már egyáltalán nem végezhetők el a közigazgatási feladatok. Ily módon a gazdasági ciklusprogram elemeként kell szerepet kapjon az informatikai stratégiai programrész is.

Ez szükséges az Európai Uniós, valamint a Magyar Információs Társadalom Stratégia teljesítéséhez, de az új törvényeknek (pl. közigazgatási hatósági eljárásról, elektronikus információszabadságról szólók) megfeleléshez is. A stratégiai tervezés és megvalósítás célszerű kerete a kistérségi összefogás, együttműködés, a többcélú társulás.

I. HELYZETKÉP ÉS KIINDULÓPONT

II. A KISTÉRSÉGI ÜGYVITELKORSZERŰSÍTÉSI-INFORMATIKAI STRATÉGIAI ELEMEK

III. TEENDŐK

Dr. Vincze Ferenc
Hargitai, Katalin