|
A könyv kizárólag az alábbi címen rendelhető meg:
http://www.konyvmolyszolnok.hu/index.php
Ügyiratkezelői kézikönyv a
közfeladatot ellátó szervek részére
- könyvbemutató -
 A jelenlévő jegyzők és közigazgatási szakemberek számára különösen nem szükséges hangsúlyozni az ügyiratkezelés jelentőségét és fontosságát. Ugyanakkor mégis az tapasztalható, hogy a közigazgatás általános színvonal romlásához hasonlóan, az iktatás és az ügyiratkezelés minősége is jelentősen gyengébb a megengedhetőnél. Ez a summás és nem túl hízelgő állítás megítélésem szerint érvényes az önkormányzati hivatalok jelentős részénél, függetlenül a hivatal „nagyságától”, de nem lehetünk nyugodtak az állami igazgatási szervek iratkezelése tekintetében sem, sőt külön elemzést igényelne, hogy hányféle és milyen minőségű iratkezelést valósítanak meg a minisztériumok. Aki egy kicsit is belelát a tárcák belső működésébe az már kevésbé csodálkozik azon, hogy iratok képesek eltűnni a bonyolult és szervezetlen rendszerben. Mindezen problémák felismerése következtében vállalkozott arra a TÖOSZ, hogy módszertani segédletként kiadja az ügyiratkezelői kézikönyvet, a közfeladatot ellátó szervek és szereplők részére.
Magyarországon 1996-óta egyáltalán nem jelent meg átfogó szakkönyv az ügyiratkezelésről, amely ugyanakkor a közigazgatási munka nagyon fontos, az elmúlt évtizedben egy kissé háttérbe szorított és viszonylag pontosan szabályozott szakterülete. Az iratkezelésben dolgozók részéről nagy felelősséget és szaktudást követel meg az ezen a területen végzett munka, nem is beszélve a változó jogszabályi előírások átfogó ismeretéről és azok betartásáról. Napjainkban, a jogszabályi változások – különösen a Ket. hatálybalépése - következtében igencsak aktuálissá vált egy kézikönyv, amely összefoglalja a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési ismereteit.
Az Ügyiratkezelői kézikönyvet a témában ismert és elismert szakemberek – Balla Katalin és Vacha Ferenc - állították össze, melyben kitértek a levéltári törvényből, a Ket. szabályaiból, az iratkezelés központi szabályozásából, az ügyiratkezelés általános szabályaiból és folyamatából, valamint az elektronikus ügyiratkezelésből és ügyintézésből adódó kérdéseire.
A kézikönyv egyfajta módszertani segédletként is funkcionál azáltal, hogy minta szabályzatot és iratmintákat is tartalmaz. Az ismeretek elsajátítását segíti a bőséges fogalomtár, jogszabály és szakirodalom jegyzék.
Meggyőződésem szerint a közfeladatot ellátó szervek részére készített ügyiratkezelői kézikönyvet nem csupán az ezzel a feladattal megbízott munkatársak, hanem az önkormányzati hivatalok irányítói és vezetői is haszonnal forgathatják. A hiánypótló kézikönyv hozzásegíti az államigazgatási és az önkormányzati szervezetek vezetőit, hogy mind a papíros-alapú ügyiratkezelésük, mind az e-közigazgatási munkájukat hatékonyabban és eredményesebben szervezzék.
Természetesen a jövő az e-közigazgatás, melyen belül pontosan az ügyiratkezelés az a terület, ahol leginkább sikerült előremenekülni. Ugyanakkor nem feledkezhetünk meg arról a tényről, hogy az elektronika csupán eszköz és rendezetlen, átláthatatlan folyamatokat ez az eszköz sem tud megjavítani. Lássuk be, hogy a digitalizált káosz, továbbra is káosz marad.
Ugyancsak nem feledkezhetünk meg az ügyiratkezelés folyamatában résztvevő szakemberekről, vagyis az agyról, amely működteti a vasat. Hozzáértő és elkötelezett közszolgák nélkül a rendszer nem működik, hiába gépesítünk, minősítünk és (át)szervezünk.
A közigazgatásban régóta dolgozók számára talán nem ismeretlen az a tanmese, amely az egyén szerepének jelentőségét bizonyítja az iktatás folyamatában. A történet szerint Nyíregyházán több ház leég, jelentős kár keletkezik. Amikor megtörténik a kárfelmérés valaki felveti, hogy 32 évvel korábban is volt egy hasonlóan jelentős tűz a városban és jó lenne tudni, hogy melyik okozott nagyobb kárt. Tekintettel arra, hogy pontosan tudták a korábbi tűzvész időpontját, ezért elővették az akkori iktatókönyvet és megpróbálták megtalálni a vonatkozó aktát. Keresték a T betűnél (tűz, tűzvész), a K betűnél (kár, károkozás), az E betűnél (elemi kár, elemi csapás), NY betűnél (Nyíregyházán), de sehol nem akadtak az ügyiratra. Ekkor valaki felvetette, hogy él még Pista bácsi, aki annak idején iktatott. Felkeresték az öreget, hogy ugyan mondja már meg, hogy melyik betűnél iktatta a nyíregyházai elemi csapásként jelentkező tűzvészt. Pista bácsi emlékezett az esetre és kis gondolkodás után közölte, hogy a B betűnél található az akta, hiszen BORZASZTÓAN nagy tűzvész volt akkor. No, ezért borzasztóan fontos a közszolga szerepe a rendszerben.
Az Ügyiratkezelői kézikönyv a TÖOSZ, informatika az önkormányzatokért E-GO programjának első kiadványa. Ezzel a módszertani segédlettel is szeretne hozzájárulni a szövetségünk elsődlegesen az önkormányzati hivatalok és szervezetek működése hatékonyságának, szakszerűségének növeléséhez.
A kézikönyvet a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet lektorálta, ezáltal garantálta annak szakmai megalapozottságát, hasznosságát. A könyv az ÖNkorPRESS Kiadó gondozásában jelent meg és megrendelhető a Könyvmoly Webáruháznál (www.konyvmolyszolnok.hu ).
Reményeim szerint ezzel a szakkönyvvel egyrészt sikerül ráirányítani a figyelmet az ügyiratkezelés és a közigazgatási munka fontosságára, másrészt tényleges segítséget nyújtani a mindennapi gyakorlati munkához. Kívánom forgassák haszonnal a kézikönyvet.
Dr. Zongor Gábor
a TÖOSZ főtitkára
|
